Logiciel de caisse certifié : ce que la loi de finances 2026 a rétabli

Le 31 août 2026 revient dans à peu près tout ce qui a été publié sur le sujet depuis un an : au-delà de cette date, un exploitant contrôlé n’aurait plus disposé que d’un seul justificatif, le certificat délivré par un organisme accrédité. L’échéance tombe dans trois semaines. Elle ne vise plus personne.

L’article 125 de la loi n° 2026-103 du 19 février 2026 de finances pour 2026 a rétabli l’attestation individuelle de l’éditeur comme mode de preuve. La disposition s’applique depuis le 21 février 2026. L’administration l’a commentée le 25 mars.

Ce qui a changé tient au justificatif, pas à l’obligation. Un café qui encaisse sur un logiciel non sécurisé était en infraction en janvier 2025, il l’est toujours en août 2026.

L’obligation vient du code des impôts, pas d’une norme commerciale

Le fondement est le 3° bis du I de l’article 286 du CGI, introduit par la loi de finances pour 2016. Tout assujetti à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse doit utiliser un produit satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

La formulation vise les opérations qui n’appellent pas de facture obligatoire, c’est-à-dire les ventes aux particuliers. Autant dire le fonctionnement ordinaire d’un restaurant, d’un bar ou d’un hôtel. Le BOFiP range dans le champ les balances, les automates et les terminaux de paiement connectés à la caisse, pas seulement le poste du comptoir. Les logiciels de comptabilité et de gestion en restent dehors.

Trois situations sortent du champ, et deux se rencontrent en CHR :

• l’établissement placé sous le régime de la franchise en base de TVA, dont les seuils 2026 sont de 85 000 € pour les ventes à consommer sur place et l’hébergement, et de 37 500 € pour les prestations de services ;
• celui dont tous les règlements passent par l’intermédiation directe d’un établissement de crédit auprès duquel l’administration peut exercer son droit de communication ;
• l’assujetti ne réalisant que des opérations exonérées.

Le second cas mérite d’être lu deux fois. La dispense saute dès qu’une partie des ventes est réglée par un autre moyen, espèces ou titre. Un établissement qui a supprimé le liquide sort de l’obligation par une porte que personne ne mentionne, et il y rentre le jour où il réaccepte un billet.

Quatre conditions, et aucune n’a bougé

L’inaltérabilité interdit qu’une donnée enregistrée disparaisse sans laisser de trace. Le logiciel bloque la modification, ou il la conserve par chaînage et signature électronique. Une correction reste visible en tant que correction.

La sécurisation vise les accès et les fonctions détournables. Le mode école ou test doit exister comme tel, identifié, et ses écritures ne doivent pas se confondre avec des ventes réelles.

La conservation est la condition la plus mal comprise. Le BOFiP demande la conservation de toutes les données ligne par ligne pendant six ans, avec des clôtures journalière, mensuelle et annuelle et des totaux cumulatifs inaltérables. Garder les tickets Z ne suffit pas. C’est le détail des lignes qui porte la ventilation entre les 10 % de la restauration sur place et les 20 % des boissons alcooliques, celle que la TVA en restauration impose de tenir à jour.

L’archivage suppose une procédure de figement périodique, au moins annuelle, sur un support externe, dans un format lisible en dehors du logiciel qui l’a produit.

Deux justificatifs, un seul suffit

L’exploitant produit désormais l’un ou l’autre, au choix, et un seul document suffit. Le certificat vient d’un organisme accrédité, le LNE ou Infocert pour les deux plus connus. L’attestation vient de l’éditeur du logiciel, qui la délivre nominativement, spontanément ou sur demande.

Elle n’est pas un courrier libre. Le modèle fixé par l’administration exige la mention explicite des quatre conditions, le nom et les références du système, la version, le numéro de licence quand il existe et la date d’acquisition. Une attestation rédigée par un éditeur étranger est recevable en français, ou accompagnée d’une traduction certifiée. Elle reste valable pour les versions mineures postérieures dès lors qu’elle identifie clairement la version majeure couverte.

Un cas bascule : la caisse développée en interne. Un groupe qui écrit son propre logiciel ne peut s’auto-attester que s’il est lui-même éditeur de logiciels de caisse. À défaut, le développement maison passe par un organisme accrédité, sans autre issue.

Le contrôle se fait sans rendez-vous

L’article L. 80 O du livre des procédures fiscales ouvre aux agents un droit de contrôle propre à la détention du justificatif. Il s’exerce de manière inopinée, sans avis préalable, dans les locaux professionnels, entre 8 h et 20 h ou pendant les heures d’activité. Les agents ont au moins le grade de contrôleur. Un avis d’intervention est remis en début de visite.

La demande porte sur un point unique : le certificat ou l’attestation, pour chaque logiciel détenu, avec identification de la version en service. Un procès-verbal consigne les logiciels et les manquements. L’assujetti dispose de trente jours pour formuler ses observations.

L’article 1770 duodecies du CGI frappe l’absence de justificatif, pas le logiciel lui-même. L’amende se compte par logiciel concerné. Passé le délai de soixante jours ouvert par la notification, l’exploitant qui n’a pas régularisé en est de nouveau passible.

Un hôtel-restaurant qui fait tourner deux logiciels distincts, un à la réception et un en salle, encourt donc 15 000 € au premier constat et 30 000 € s’il laisse filer le délai. L’excédent brut d’exploitation des restaurants s’établit à 6,2 % du chiffre d’affaires selon l’Insee (Ésane 2023). Sur une maison à 400 000 € de recettes, la seconde amende dépasse l’excédent d’une année entière.

Le 1er septembre 2026 reste une échéance, pour autre chose

La date que le rétablissement de l’auto-attestation a vidée de son contenu en abrite une autre, intacte celle-là. Au 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA établie en France doit être en mesure de recevoir des factures électroniques au format structuré, sans dérogation de taille ni de chiffre d’affaires. Les grands fournisseurs du secteur relèvent des grandes entreprises et des ETI, tenues d’émettre à cette même date : les factures des centrales d’achat, des grossistes alimentaires et des brasseurs arriveront sous ce format.

Les deux obligations ne se recouvrent pas. La caisse sécurisée concerne l’encaissement des particuliers, la facturation électronique concerne les échanges entre entreprises. Un établissement en franchise en base, dispensé de caisse sécurisée, relève quand même de l’obligation de réception.